REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU GMINY W PRZYTUŁACH

1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

§1

     Urząd Gminy w Przytułach realizuje:
• zadania własne Gminy Przytuły określone ustawami i uchwałami Rady Gminy oraz zarządzeniami Wójta,
• zadania z zakresu administracji urzędowej, zlecone ustawowo i na podstawie porozumień z organami tej administracji,
• zadania z zakresu właściwości powiatu i województwa wykonywane na podstawie porozumień z tymi jednostkami samorządu terytorialnego.

§2

     Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy zwany dalej „Regulaminem” określa:
1. zasady kierowania Urzędem,
2. strukturę organizacyjną Urzędu,
3. zakres działania,
4. tryb załatwiania spraw,
5. zasady postępowania przy opracowywaniu aktów prawnych,
6. załatwianie skarg i wniosków,
7. organizację kontroli wewnętrznej.

§3

     Ilekroć w regulaminie jest mowa o:
1. Gminie - należy przez to rozumieć Gminę Przytuły,
2. Radzie - należy przez to rozumieć Radę Gminy Przytuły,
3. Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Gminy Przytuły,
4. Wójcie - należy przez to rozumieć Wójta Gminy Przytuły,
5. Sekretarzu - należy przez to rozumieć Sekretarza Gminy Przytuły,
6. Skarbniku - należy przez to rozumieć Skarbnika Gminy Przytuły.
2. ZASADY KIEROWANIA URZĘDEM

§4

     Kierownikiem Urzędu jest Wójt.

§5

     W przypadku niemożności pełnienia obowiązków lub nieobecności Wójta jego funkcję sprawuje Sekretarz .

3. STRUKTURA ORGANIZACYJNA URZĘDU

§6

      W skład Urzędu wchodzi dwa referaty i następujące samodzielne stanowiska pracy, które do oznaczania akt stosują podane symbole literowe:
1. referat finansów, składający się z:
   • skarbnika gminy będącego kierownikiem referatu - FN
   • stanowisko do spraw wymiaru i księgowości podatków i opłat - FP
   • stanowisko do spraw księgowości budżetowej - FB
   • stanowisko do spraw wynagrodzeń i księgowości budżetowej - FW
2. referat rozwoju gospodarczego, składający się z:
   • kierownika referatu dla którego przypisane są zadania z zakresu infrastruktury technicznej i zagospodarowania przestrzennego - GI
   • stanowisko do spraw gospodarki mieniem komunalnym i ochrony środowiska - GM
   • stanowisko do spraw rolnictwa i doradztwa rolniczego - GR
   • konserwator - GK
   2a) zastępca wójta
3. sekretarz gminy - SG
4. kierownik Urzędu Stanu Cywilnego - USC
5. stanowisko do spraw obsługi Rady - OR
6. stanowisko do spraw obrony cywilnej, zarządzania kryzysowego, powszechnego obowiązku obrony, ochrony przeciwpożarowej i informatyki - SO
7. stanowisko do spraw ewidencji działalności gospodarczej, oświaty, kultury, sportu i zdrowia - DO
8. kierowcy
9. pracownik gospodarczy.
10. robotnicy publiczni i interwencyjni
4. ZAKRES DZIAŁANIA

§7

     Do podstawowych zadań Urzędu i poszczególnych komórek organizacyjnych należy:
1. wypełnianie zadań organizatorskich i koordynacyjnych w celu zapewnienia właściwego funkcjonowania Gminy,
2. wypełnianie zadań z zakresu administracji,
3. obsługa organów samorządowych,
4. utrzymywanie więzi ze społeczeństwem i informowanie społeczności lokalnej o pracy organów Gminy,
5. współpraca z organami rządowymi i innymi gminami oraz instytucjami i organizacjami działającymi na terenie Gminy.

§8

     W celu wykonania powierzonych zadań wszystkie stanowiska pracy wykonują następujące czynności:
1. przygotowywanie okresowych ocen, informacji, sprawozdań dla potrzeb Rady Gminy i jej organów, Urzędu Statystycznego oraz innych uprawnionych jednostek,
2. prowadzenie postępowania administracyjnego oraz przygotowywanie projektów rozstrzygnięć w sprawach indywidualnych,
3. uczestniczenie w realizacji zadań obronnych i OC w zakresie ustalonym odrębnymi przepisami,
4. przygotowywanie projektów aktów prawnych Wójta oraz projektów uchwał wnoszonych pod obrady Rady i Komisji,
5. przygotowywanie innych niezbędnych materiałów dla Rady i jej organów oraz organów nadzorczych,
6. współdziałanie z innymi stanowiskami Urzędu oraz z innymi jednostkami organizacyjnymi i instytucjami,
7. obsługa merytoryczna właściwej Komisji Rady Gminy,
8. rozpatrywanie i załatwianie interpelacji i wniosków radnych oraz skarg i wniosków obywateli,
9. udzielanie zamówień publicznych,
10. opracowywanie strategii, programów rozwoju, propozycji do projektu budżetu oraz sprawozdania z jego wykonania,
11. opracowywanie wniosków o środki z Unii Europejskiej oraz z innych źródeł,
12. wykonywanie na polecenie Wójta innych zadań w sprawach nie objętych zakresem działania stanowiska pracy.

§9

     Do zakresu działania Skarbnika Gminy należy zapewnienie prawidłowej gospodarki finansowej Gminy, a w szczególności:
1. opracowywanie projektu budżetu Gminy i jego zmian, nadzorowanie realizacji budżetu, opracowywanie wniosków, analiz i sprawozdań w tym zakresie,
2. opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych dotyczących prowadzenia rachunkowości,
3. kontrasygnowanie oświadczeń woli składanych w imieniu Gminy, jeżeli mogą one spowodować zobowiązania finansowe,
4. nadzorowanie i kontrola gospodarki finansowej jednostek organizacyjnych Gminy,
5. kierowanie pracą podległego referatu,
6. nadzorowanie pracy wszystkich stanowisk w Urzędzie pod względem finansowo-księgowym.

§10

     Do zakresu działania stanowiska do spraw wymiaru i księgowości podatków i opłat należy:
1. wymiar podatku rolnego, leśnego oraz podatków i opłat lokalnych,
2. prowadzenie księgowości podatkowej,
3. prowadzenie egzekucji zaległych podatków,
4. rozliczanie sołtysów z pobranych podatków,
5. obliczanie prowizji za inkaso podatków,
6. wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym.

§11

     Do zakresu działania stanowiska do spraw księgowości budżetowej należy:
1. księgowanie wydatków budżetowych,
2. prowadzenie ewidencji księgowej analitycznej w zakresie wydatków budżetowych i funduszy celowych,
3. ewidencja środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych,
4. przygotowywanie materiałów do sporządzania sprawozdań z realizacji budżetu,
5. zastępowanie skarbnika gminy.

§12

     Do zakresu działania stanowiska do spraw wynagrodzeń i księgowości budżetowej należy:
1. naliczanie wynagrodzeń pracownikom Urzędu Gminy, jednostek oświatowych i innych jednostek organizacyjnych gminy,
2. prowadzenie księgowości analitycznej z zakresu wynagrodzeń.

§13

      Do zakresu działania kierownika referatu rozwoju gospodarczego, pełniącego funkcje zastępcy wójta należy:
1. realizacja zadań określonych ustawą o zagospodarowaniu przestrzennym i prawem budowlanym,
2. realizacja gminnych inwestycji infrastrukturalnych,
3. nadzór nad pracownikami zatrudnianymi w ramach robót publicznych,
4. zarządzanie drogami gminnymi i lokalnymi,
5. kierowanie pracą podległego referatu,
6. prowadzenie spraw Gminy powierzonych i zleconych przez Wójta,
7. nadzór nad przestrzeganiem prawa przy załatwianiu spraw w trybie postępowania administracyjnego i załatwianie spraw interesantów,
8. zastępowanie Wójta w razie braku możliwości wykonywania przez niego zadań, podejmowanie decyzji w sprawach będących w jego kompetencji.

§14

     Do zakresu działania stanowiska do spraw gospodarki mieniem komunalnym i ochrony środowiska należy:
1. prowadzenie spraw określonych ustawą o gospodarce nieruchomościami,
2. realizacja zadań określonych prawem ochrony środowiska, prawem wodnym i ustawą o ochronie gruntów rolnych i leśnych,
3. prowadzenie spraw z zakresu rozgraniczania nieruchomości,
4. prowadzenie numeracji porządkowej nieruchomości,
5. prowadzenie spraw związanych z najmem komunalnych lokali mieszkalnych i dodatkami mieszkaniowymi.

§15

     Do zakresu działania stanowiska do spraw rolnictwa i doradztwa rolniczego należy:
1. sporządzanie wniosków; planów rolno-środowiskowych,
2. doradztwo i pomoc w przestawianiu gospodarstw o niewielkim areale na inne sposoby produkcji,
3. doradztwo w zakresie rachunkowości rolniczej,
4. pomoc przy wypełnianiu wniosków o płatności obszarowe,
5. prowadzenie spraw z zakresu rolnictwa, leśnictwa i łowiectwa,
6. prowadzenie spraw z zakresu cmentarnictwa wojennego.

§16

     Do zakresu działania konserwatora należy:
1. obsługa, nadzór nad eksploatacją, konserwacją ujęć wodnych oraz sieci wodociągowej,
2. obsługa, nadzór nad eksploatacją, konserwacją biologicznej oczyszczalni ścieków oraz sieci kanalizacji sanitarnej,
3. rozliczanie odbiorców z usług w zakresie dostaw wody i odprowadzania ścieków,
4. obsługa związana z modernizacją i konserwacją dróg gminnych z wykorzystaniem własnego potencjału technicznego i obcego.

§17

     Do zakresu działania Sekretarza Gminy należy:
1. opracowywanie projektów zmian regulaminu organizacyjnego i zakresów czynności,
2. prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem kadr Urzędu,
3. prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych gminy,
4. prowadzenie kancelarii Urzędu i sekretariatu Wójta,
5. prowadzenie spraw socjalnych pracowników,

§18

     Do zakresu działania kierownika USC należy:
1. prowadzenie spraw z zakresu rejestracji stanu cywilnego określonych w ustawie Prawo o aktach stanu cywilnego oraz w kodeksie rodzinnym i opiekuńczym,
2. prowadzenie ewidencji ludności,
3. wydawanie dowodów osobistych,
4. wydawanie zaświadczeń o pracy w gospodarstwie rolnym.

§19

     Do zakresu działania stanowiska do spraw obsługi Rady należy:
1. obsługa Rady i jej organów, w tym protokołowanie posiedzeń Rady i komisji, przesyłanie podjętych uchwał organowi nadzoru, prowadzenie rejestru uchwał Rady i rejestru prawa miejscowego,
2. prowadzenie rejestru aktów normatywnych Wójta,
3. prowadzenie spraw z zakresu wyborów powszechnych, referendum, wyborów ławników i organów jednostek pomocniczych,
4. prowadzenie spraw z zakresu skarg i wniosków,
5. prowadzenie kasy,
6. ewidencja i rozliczanie kart drogowych kierowców zatrudnionych w urzędzie.

§20

     Do zakresu działania stanowiska do spraw obrony cywilnej, zarządzania kryzysowego, powszechnego obowiązku obrony, ochrony przeciwpożarowej i informatyki należy:
1. prowadzenie spraw z zakresu powszechnego obowiązku obrony, wojskowych, obronnych, obrony cywilnej, nadzwyczajnych zagrożeń środowiska oraz określonych ustawą o klęskach żywiołowych,
2. prowadzenie spraw z zakresu ochrony przeciwpożarowej,
3. redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej oraz prowadzenie serwisu internetowego gminy,
4. administrowanie systemem informatycznym Urzędu,
5. dobór sprzętu i oprogramowania informatycznego urzędu.

§21

     Do zakresu działania stanowiska do spraw ewidencji działalności gospodarczej, oświaty, kultury, sportu i zdrowia należy:
1. wydawanie zaświadczeń o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej,
2. wydawanie decyzji o rozszerzeniu działalności gospodarczej,
3. wydawania decyzji dotyczących wykreślania wpisu z ewidencji,
4. wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,
5. wygaszania i cofania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych ,
6. naliczaniem opłat podstawowych i dodatkowych za zezwolenia na sprzedaż detaliczną napojów alkoholowych,
7. wykonywanie zadań gminy wynikających z ustawy o systemie oświaty, karty nauczyciela oraz przepisów wykonawczych do tych ustaw,
8. zapewnienie obsługi powoływanych komisji konkursowych dla wyłonienia kandydata na dyrektora jednostki organizacyjnej,
9. współpraca z organem sprawującym nadzór pedagogiczny,
10. prowadzenie sprawozdawczości dotyczącej oświaty oraz innej dokumentacji w zakresie spraw administracyjno-gospodarczych,
11. właściwe organizowanie nadzoru i współpracy z dyrektorami szkół w zakresie realizacji zadań gospodarczych, remontowo-naprawczych oraz inwestycyjnych,
12. planowanie i rozdzielanie otrzymanych środków finansowych na pomoc materialną dla uczniów,
13. zapewnienie obsługi powoływanych komisji egzaminacyjnych na stopień nauczyciela mianowanego podległych szkół oraz przechowywanie dokumentacji związanej z awansem zawodowym nauczycieli,
14. organizacja pracy dotycząca sporządzania projektów organizacyjnych szkół,
15. przygotowanie projektów uchwał i zarządzeń w sprawach dotyczących oświaty,
16. prowadzenie spraw związanych z instytucjami kultury,
17. współdziałanie w organizowaniu imprez kulturalnych, sportowych z gminami i innymi organizatorami,
18. koordynacja i nadzór nad realizacją zadań z zakresu ochrony zdrowia.

§22

1. Szczegółowy zakres zadań, obowiązków i uprawnień poszczególnych stanowisk pracy Urzędu oraz jego zmiany określa Wójt Gminy jako kierownik Urzędu.
2. Pracownicy są odpowiedzialni przed Wójtem za wykonywanie powierzonych im zadań, oraz za:
   1. zgodność z prawem opracowywanych projektów decyzji,
   2. przygotowywanie projektów zarządzeń, uchwał pod obrady Rady,
   3. właściwe przyjmowanie i załatwianie interesantów,
   4. terminowe załatwianie spraw,
   5. dokładną znajomość przepisów prawnych w zakresie obowiązującym na danym stanowisku pracy.
3. W Urzędzie wyznaczone są zastępstwa na wypadek nieobecności danego pracownika w pracy, określone w zakresach czynności.

§22a

     Tworzy się Pion Ochrony Informacji Niejawnych, w skład którego wchodzą:
1. Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych – kierownik pionu,
2. Kierownik kancelarii tajnej.

§22b

      Do zadań Pionu Ochrony Informacji Niejawnych należy w szczególności:
1. sprawowanie nadzoru nad ochroną informacji niejawnych wytwarzanych, przetwarzanych, przekazywanych i przechowywanych w Urzędzie,
2. kontrola przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych,
3. kontrole ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów zawierających informacje niejawne,
4. opracowanie planu ochrony Urzędu i nadzorowanie jego realizacji,
5. szkolenie pracowników Urzędu w zakresie ochrony informacji niejawnych,
6. prowadzenie kancelarii tajnej,
7. przeprowadzanie procedury sprawdzającej w celu dopuszczenia osób do informacji niejawnych,
8. współpraca z właściwymi służbami ochrony państwa w zakresie zadań wynikających z ustawy o ochronie informacji niejawnych,
9. zadania pionu informacji niejawnych są przypisane poszczególnym pracownikom w ich zakresach czynności.

§23

     Przy zmianach personalnych pracowników Urzędu obowiązuje protokolarne przekazywanie spraw.

§24

     Sekretarz Gminy przed dopuszczeniem do pracy nowo przyjętego pracownika zapoznaje go z treścią regulaminu.
5. TRYB ZAŁATWIANIA SPRAW

§25

     Przy załatwianiu spraw stosuje się kodeks postępowania administracyjnego, chyba, że przepisy szczególne stanowią inaczej.

§26

     Do podpisywania i wydawania decyzji w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej Wójt może upoważnić innych pracowników Urzędu.

§27

     Do podpisu Wójta zastrzeżone są:
1. zarządzenia i inne akty normatywne,
2. wystąpienia kierowane do Wojewody, Przewodniczącego Rady, Starosty i Marszałka,
3. odpowiedzi na interpelację i wnioski radnych,
4. odpowiedzi na wystąpienia RIO i NIK,
5. pisma mające ze względu na swój charakter specjalne znaczenie.
6. ZASADY POSTĘPOWANIA PRZY OPRACOWYWANIU AKTÓW PRAWNYCH

§28

     Projektami aktów prawnych w rozumieniu regulaminu są projekty:
1. uchwał Rady,
2. zarządzeń Wójta.

§29

     Przy opracowywaniu projektów aktów prawnych należy przestrzegać następujących zasad:
1. akt prawny nie może zawierać postanowień wykraczających poza granice upoważnienia ustawowego, a także nie może wkraczać w sferę spraw zastrzeżonych do kompetencji innych organów,
2. układ aktu prawnego powinien być przejrzysty, a jego redakcja powinna odpowiadać zasadom legislacji,
3. akt prawny powinien być napisany językiem powszechnie zrozumiałym.

§30

1. Projekty aktów prawnych opracowywane są przez właściwe merytorycznie stanowiska pracy po uprzednim uzgodnieniu z Wójtem Gminy potrzeby ich powzięcia.
2. Projekty uchwał rady powinny być przedkładane wraz z ich uzasadnieniem zawierającym opis stany faktycznego i różnice między stanem obecnym, a proponowanym oraz skutki.
3. Stanowiska pracy obowiązane są uzgodnić opracowany projekt aktu prawnego ze wszystkimi zainteresowanymi jednostkami organizacyjnymi, a w szczególności:
   
   • ze skarbnikiem, jeżeli dotyczy zadań społeczno – gospodarczych, zadań budżetowych lub ma spowodować inne skutki gospodarcze i finansowe,
   • z jednostkami organizacyjnymi gminy, którym ma być powierzone wykonywanie zadań lub aktu prawnego,
   • ze społeczno – zawodowymi organizacjami rolników, jeżeli dotyczą rolnictwa i gospodarki żywnościowej,
   • ze związkami zawodowymi, jeżeli przepisy prawa tego wymagają.

§31

     Pracownik odpowiedzialny za obsługę Rady Gminy prowadzi rejestry wydanych aktów prawnych, oddzielnie dla każdego rodzaju aktu.

§32

     Akty prawne podlegają ogłoszeniu w Dzienniku Urzędowym Województwa Podlaskiego, jeżeli takie ogłoszenie jest wymagane obowiązującymi przepisami.

§33

     Akty prawne po zarejestrowaniu przekazywane są do wykonania właściwym pracownikom wraz z poleceniem Wójta co do trybu i sposobu ich wykonania.
7. ZAŁATWIANIE SKARG I WNIOSKÓW

§34

     Wójt Gminy przyjmuje obywateli w sprawach skarg i wniosków w każdy poniedziałek tygodnia (jeżeli jest to święto lub dzień wolny od pracy - w następny dzień roboczy) w godzinach od 10.00 – 17.00.

§35

     Pracownicy Urzędu zobowiązani są do przyjmowania interesantów w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy Urzędu oraz do udzielania wyczerpujących wyjaśnień i przyjmowania skarg i wniosków zgłaszanych ustnie do protokołu.

§36

     Sekretarz Gminy koordynuje i nadzoruje sprawność i terminowość załatwiania skarg i wniosków oraz przyjmowania obywateli zgłaszających się do urzędu.

§37

     Wójt ustala sposób rozpatrzenia otrzymanej skargi lub wniosku oraz dokonuje dekretacji.

§38

     Rozpatrzenie i załatwienie merytoryczne skarg lub wniosków należy do właściwego, ze względu na przedmiot skargi i wniosku, stanowiska pracy.

§39

     Po rozpatrzeniu skargi lub wniosku pracownik przygotowuje pisemną odpowiedź z zachowaniem trybu i terminu określonego w odrębnych przepisach.

§40

     Odpowiedź na skargę lub wniosek powinna zawierać wyczerpujące wyjaśnienia wszystkich okoliczności sprawy, ustosunkowanie się do wszystkich zawartych w skardze zarzutów lub propozycji przedstawionych we wniosku oraz zawiadomienie o podjętych rozstrzygnięciach i działaniach.

§41

     Odpowiedź na skargi i wnioski podpisuje Wójt Gminy.

§42

     Pracownik do spraw obsługi rady prowadzi rejestr skarg i wniosków oraz dokumentację dotyczącą badania skarg i wniosków oraz ich załatwiania.

§43

     Sekretarz Gminy omawia na naradach i szkoleniach nieprawidłowości w zakresie załatwiania spraw obywateli w ramach skarg i wniosków oraz podejmuje działania zapobiegające uchybieniom i niedociągnięciom z tym związanym.
8. ORGANIZACJA KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

§44

     Kontrolę wewnętrzną przeprowadza się w zakresie:
1. realizacji zadań wynikających z aktów normatywnych,
2. stosowania przepisów kodeksu postępowania administracyjnego i prawa materialnego przy załatwianiu indywidualnych spraw obywateli,
3. zachowania tajemnicy państwowej i służbowej,
4. zabezpieczenia i ochrony mienia Urzędu,
5. przestrzegania przepisów o opłacie skarbowej i w zakresie obiegu dokumentów finansowych,
6. przestrzegania instrukcji kancelaryjnej,
7. przestrzegania dyscypliny pracy,
8. załatwiania skarg i wniosków.

§45

     Czynności kontrolne w ramach kontroli wewnętrznej , w zakresie powierzanych zadań wykonują:
1. sekretarz Gminy,
2. skarbnik Gminy,
3. pracownik prowadzący sprawy obronne.

§46

     Przeprowadzone kontrole należy dokumentować poprzez umieszczenie adnotacji na odwrocie pierwszej strony kontrolowanych dokumentów.

§47

     Kontrolę wewnętrzną należy łączyć z instruktażem.

§48

     W przypadku stwierdzenia rażących nieprawidłowości kontrolujący przedstawia Wójtowi wyniki kontroli niezwłocznie po jej zakończeniu.

§49

     Koordynatorem działalności kontrolnej w Urzędzie jest Sekretarz Gminy.
9. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§50

1. Regulamin podlega wyłożeniu do publicznego wglądu w Urzędzie Gminy.
2. Pracownicy Urzędu są zobowiązani do zapoznania się z treścią regulaminu i przestrzegania jego postanowień.

Opublikował(a): Andrzej Gwiazdowski